Статистики зображають в числових показниках, наскільки висока продуктивність кожного окремого департаменту або всієї компанії в цілому в порівнянні з даними за минулий період. Статистика зростає, коли продуктивність компанії стає більше. Якщо ж вона менше, то і статистики йдуть на спад.
Статистика формується для будь-якої форми праці, який в результаті дає компанії певний цінний кінцевий продукт (ЦКП). Найчастіше керівники натрапляють на труднощі, коли формулюють, в чому вимірюється робота бухгалтера, що займається обліком і складанням звітів для керівників та держ. структур. Неможливість придумати статистики для цього співробітника полягає в тому, що відсутнє розуміння того, який ЦКП виробляє цей працівник. Це можна зрозуміти, розібравшись, навіщо взагалі бухгалтерії підприємства вести облік. Ведення обліку потрібно для того, щоб керівники розуміли, що в якому стані знаходяться грошові та матеріальні активи підприємства. При постійній необхідності приймати рішення про розподіл коштів, потрібно точно знати, яка кількість грошей в компанії, у скільки оцінюється майно і товари, які у компанії є борги і скільки навпаки їй повинні повернути. Щоб всі ці дані можна було побачити, бухгалтери повинні підготувати відповідні документи. Тоді потрібний звіт про фінансовий стан суб'єкта економічної діяльності завжди буде на руках у керівника.
ЦКП бухгалтера - це вся інформація, яка пов'язана з активами компанії, без помилок внесена в систему обліку. Робота з даними стандартизована, тому всі необхідні операції вносяться в облік за шаблоном, серед них: виплати, зарплати співробітникам, гроші, які компанія повинна повернути або отримати. Якщо все, що відбувається з капіталом підприємства, зображено в документації, то вважається, що бухгалтер виробляє цінний кінцевий продукт і його можна побачити кількісно.
Тоді всі операції, які правильно та оперативно внесені в облік, і є статистика бухгалтера. На цей час бухгалтера ведуть облік користуючись призначеними для цього програмами. Завдяки цьому не виникає складності обчислити суму операцій, які щотижня зображаються в обліках. Одним з переваг таких програм є те, що в них вбудована система, що перевіряє чи правильно зображені всі дані. Ця система не дозволить відвантажити товар на продаж, якщо дані про товар неправильно внесені. Також програма не враховує дохід від контрагентів, якщо їх немає в обліковій системі.
Виконання різних операцій, зображені в обліку, має різний рівень складності. Збір деяких даних може тривати довше, ніж інших. Тому при складанні статистик для бухгалтера можна нараховувати різну кількість балів, в залежності від трудомісткості виконаних робіт. Наприклад, за складання звітів - одні бали, а за облік виплат зарплати співробітникам - інші. Ця статистика найбільш точно покаже кількість ЦКП, виробленого бухгалтером.
Як побороти заперечення, які можуть з'явитися у співробітників при впровадженні вами статистик?
Часто, коли керівник починає впровадження статистик, він чує від підлеглих ряд заперечень: "Я не можу впливати на свою статистику, я вношу дані тоді, коли мені передають потрібні документи!" або ж "Я не регулюю суму операцій, я тільки вношу їх у облік!".
1. Якщо ви чуєте від свого бухгалтера, що він не впливає на те, коли йому передадуть документи, значить у нього не налагоджена сама система обліку. В обов'язки бухгалтера входить домагатися того, щоб всі документи йому передавалися в певний термін. Якщо бухгалтер цього не знає, то він не до кінця розуміє, які складові є частиною його цінного кінцевого продукту. Ваше завдання - пояснити йому сам ЦКП і які функції потрібно виконувати для його реалізації.
2. Наступне заперечення пов'язане з тим, що працівник вважає функцією статистики вимір прагнення робити продукт, хоча насправді статистика вимірює тільки його кількість. Найчастіше можна почути подібні обурення від співробітника, коли його зарплату хочуть прив'язати до статистики. Дійсно статистики багатьох відділень можуть впасти, якщо хоча б один підрозділ погано справляється зі своєю роботою. У системної компанії зниження ефективності одного підрозділу позначається на продуктивності всіх. Якщо компанія не отримала дохід, не виплатила борг і т.д. - бухгалтеру нічого враховувати.
Вийти з цієї ситуації можна тільки, якщо керівники будуть посилювати слабкі місця компанії та впливати на зростання їх статистик. Але статистика бухгалтера все одно буде показувати спад, так компанія виробляє менше продукту. Я раджу не прив'язувати статистики до зарплати хоча б перші пів року, з того моменту як ви впровадили цей інструмент. Вашим працівникам потрібен час адаптуватися до нового механізму вимірювання результатів їх роботи.
Статистики не можуть відповісти на питання: "Чому?"
Не чекайте, що подивившись на статистику, ви відразу зрозумієте причину падіння або зростання ефективності. Вона повинна тільки наочно демонструвати, що зміни відбулися. Завдяки цьому можна оперативно прийняти рішення, як з цим впоратися.
Що брати за основу при формуванні статистики?
Буває так, що керівникам складно зрозуміти, в чому вимірюється результат тієї чи іншої посади. Щоб з цим розібратися, визначте цінний кінцевий продукт діяльності. Після цього вам стане легко впроваджувати статистики.
Наприклад, уявіть, що у вас є склад і вам необхідно придумати статистики для його завідувача. Завскладу відповідає за те, щоб всі матеріальні цінності були в цілості й схоронності. Адже ця людина несе матеріальну відповідальність за довірений йому товар, то він і буде відповідати за псування або втрату майна. Навіть якщо чинники псування і втрати товару від нього не залежали, це повинно бути підтверджено спеціальною комісією, яка розгляне питання. З цього випливає, що ЦКП - товари на складі в цілості й схоронності.
Та цінність, якою володіють товари, що знаходяться під наглядом завскладу і відповідні складського обліку з документальним підтвердженням і є статистика працівника на цій посаді. Якщо завскладу якісно і сумлінно веде облік, то вважати вести статистику буде нескладно.
Всі статистики повинні перевірятися, тому вони формулюються так, щоб при перевірці з ними не виникало праці.
Мета статистики - показати, скільки продукту фактично відтворено, а не скільки планується або скільки сил на це витрачається. На статистичних даних ви зможете подивитися, чому впала ефективність тієї чи іншої області на підприємстві. Вона показує тільки, як кількісно змінилися показники. І природно, статистика повинна містити дані у зрозумілій формі, щоб при необхідності можна було провести їх перевірку.
Які існують типи статистик?
Статистики по перевірочним списками
Іноді ЦКП важко порахувати в звичних одиницях виміру: валюті, кілограмах, наведених клієнтів і т.д. Наприклад візьмемо системного адміністратора, в чиї обов'язки входить стежити, щоб комп'ютери та комплектуючі, ПЗ працювали на повну потужність. Те, що він робить в результаті своєї діяльності - коректна робота техніки.
При тому, що він відповідає за різні види техніки, вся його робота повинна вимірюватися одним певним способом. При цьому у різній техніки різні умови експлуатації. Наприклад, ноутбук простоює до двох годин на тиждень і це вважається нормальним для нього. Цього часу вистачить, щоб швидко усунути невеликі неполадки і повернути його до роботи. Тоді як для сервера компанії недозволено простоювати так багато. Його робота не може бути зупинена більше, ніж на півгодини в тиждень. Коректна робота сервера всієї компанії важливіше, ніж ноутбука одного працівника. Таку статистику неможливо вести в кількості грошей або людей.
Ще один продукт, для якого не існує одиниць виміру - піар. Завдяки піару у людей формується позитивний імідж підприємства. Ідеальний спосіб вимірювання діяльності служб із зв'язків з громадськістю - це проведення опитувань серед населення з метою з'ясувати їхнє ставлення до компанії. Але користуватися цим способом дорого і складно, тому не всі компанії йдуть на це. Тільки великі корпорації можуть собі дозволити часто проводити такі опитування.
Іноді вимір статистики такими способом може вийти компанії дорожче, ніж сам результат роботи піар-служби. Через це невеликі компанії змушені шукати інший спосіб вимірювання, який не потребував би в такій кількості витрачених ресурсів, але давав об'єктивну інформацію.
У ситуації, коли компанія не має можливості вимірювати статистики прямим способом, вводиться система нарахування балів - до статистики додають бали за подпродукти, складові ЦКП. При цьому нарахування балів відбувається тільки якщо подпродукти якісні і відповідають всім критеріям. Наприклад, можна побачити, як нараховуються бали начальнику піар-відділу:
- 10б. за опублікований матеріал, який сприяє створенню іміджу підприємства;
- 5б. за новини, що стосуються роботи компанії, розміщені на порталі;
- 50б. за коментарі, які розміщуються від імені першої особи компанії в ЗМІ.
У нас в компанії "Visotsky Consulting" такий список іменується "перевірочним", тому що з його допомогою перевіряють ефективність створення подпродуктов. Бали йдуть в статистику, якщо подпродукт проводитися співробітником. Чим більше кількість подпродуктов, тим швидше йде в гору статистика.
Але подібні перевірочні списки використовують тільки в двох випадках:
- Якщо не можна проводити вимірювання готового продукту в природних одиницях (валюті, тоннах, штуках і т.д.)
- Вимірювати продукт в природних одиницях дуже важко і витратно.
Повертаючись до прикладу з системним адміністратором, було б добре зробити його статистикою час, яке обладнання буде працювати безперебійно. У великих компаніях така статистика застосовується вже давно і вона зручна. Але для маленької компанії вона може не підійти, так як збір даних про все обладнанні, що працює на підприємстві - це трудомісткий процес.
Перевірочні списки не так ефективні, як пряме вимірювання одиниць продуктів. Їх вводять змушене, коли інших варіантів не залишається. Тому що при зборі даних для складання таких списків можна нехтувати якийсь важливий елемент. Наприклад, складаючи статистику адміністратору, забули про несправної автоматичної телефонної станції, яка забезпечує зв'язком весь офіс. В результаті обладнання не працює, але на статистиці адміністратора це ніяк не відбивається.
Якщо ви користуєтеся на підприємстві перевірочними списками, то стежте за тим, щоб керівники та третій відділ постійно стежили за точністю внесення даних. Так в компанії буде зростати абсолютно кожен продукт.
1.2. перевернуті статистики
Деякі продукти найкраще вимірювати так, щоб вгорі знаходилося мінімальні значення.
Відділ витрат може вважати своєю статистикою кількість простроченої кредиторки. Коли "прострочена кредиторська заборгованість" досягає свого мінімального рівня - це значить, що в компанії грамотно розподіляють фінанси. Коли заборгованість відсутня повністю, зачит відділ витрат працює ідеально.
При використанні перевернутих статистик максимальне значення, яке зазвичай виноситися наверх, виявляється внизу, а мінімальне, навпаки, піднімається.
1.3. подвійні статистики
Іноді неможливо зрозуміти, як йдуть справи в компанії, подивившись тільки на одну статистику, необхідно порівняти дві різні. Наприклад, компанії потрібно дізнатися, зростає дохід підприємства. Не можна обчислити це, подивившись тільки на статистику доходу, потрібно брати до уваги дані і про витрати теж. Неправильно робити висновки про фінансовий стан суб'єкта економічної діяльності, грунтуючись тільки на кошти, які компанія отримує. Щоб мати об'єктивну картину, потрібно мати уявлення, скільки компанія віддає.
Коли вважається масштаб такого графіка, необхідно брати мінімальне і максимальне значення обох статистик.
Графіки статистик
Іноді дані статистик зображують у вигляді таблиць. Але це неефективно, тому що не дає можливості наочно побачити стан справ. Графіки статистик ж, при правильному масштабі, демонструють, ростуть або падають показники підприємства.
Масштаб при цьому - це обсяги того продукту, який вимірюється, в одному розподілі вертикальної осі.
Коли масштаб великий, зміни складно буде побачити, зростання або спад статистика не приверне уваги, так як буде слабо помітний. При маленькому масштабі важко подивитися на загальну картину.
Як вибрати масштаб правильно? Вам потрібно:
- Виділити максимальне значення статистики, якого можна досягти за найближчі 12 тижнів.
- Виділити мінімальне значення статистики, яке може бути досягнуто за найближчі 12 тижнів.
- Відняти від максимального значення мінімальне і те, що вийшло, поділити на кількість поділів осі Y. Отримане число округлюється до такого, яким буде зручно користуватися. Так ви отримаєте масштаб, який буде коректно відображати дані.
Адже кожен графік статистики має свій масштаб огляду на те, що вимірюються різні продукти, вертикальна вісь графіка навряд чи буде починатися з нуля. Дуже рідко зустрічається таке, що нуль - це найменше значення статистики.
Наприклад, від менеджера з продажу чекають максимум 650 тисяч доходу в тиждень, а, згідно з останніми даними, найменший у нього - 250 тисяч. Віднімемо від 650 суму в 250 і отримаємо 400, ділимо на 10, отримуємо 40 тисяч в одному розподілі. Це і буде масштаб графіка.
Таким чином вертикальна вісь почнеться з 250 тисяч, а закінчиться відміткою 650.
Коли починають будувати новий графік, на нього додають значення трьох попередніх тижнів, щоб зрозуміти, в який бік нахиляється тренд. Найкраще для кожного нового графіка робити перерахунок масштабу. Також необхідно переробити графік статистики, якщо ви його ще не заповнили до кінця, але результати вже вище тих, що ви очікували.
Для тижневих статистик на горизонтальній осі пишуть дату закінчення звітної тижні. Найважливіше: на всіх графіках горизонтальна вісь починається з однієї і тієї ж дати і має однакову кількість поділів. Щоб можна було порівняти статистики різних відділів і відстежити, як взаємопов'язані результати їх роботи при виробництві продукту, все графіки починаються з однієї дати.
Щоб максимально точно оцінювати стан справ компанії, необхідно правильно оформляти графіки. Найкраще на папері розміру А4 відображати всі 12 тижнів.
Висновок
Дохід підприємства стане значно вище, якщо будуть збільшуватися результати роботи кожного відділу. На гальмування підприємства впливають найслабші функції в компанії. Щоб їх відстежити, необхідно вести статистики, які наочно продемонструють, в якому місці тренд йде на спад.
Необхідно контролювати абсолютно все, включаючи подпродукти, так як будь-який фактор, навіть на перший погляд незначний, впливає на головну статистику. Пам'ятайте, що навіть приріст показників розміром в 2-3% призведе до того, що через рік компанія вже буде заробляти в два рази більше.
