Бізнес-процеси є у кожній компанії незалежно від її розміру. Це покроковий опис дій працівників, які мають призвести до певного результату. Наприклад, у вас є друкарня, і, коли надходить замовлення, відбувається наступний процес: клієнт дає завдання, ви розраховуєте вартість, оформляєте продаж, клієнт оплачує товар, потім завдання передають відділу передрукованої підготовки, звідти в друкований цех і так до відвантаження товару.
Коли зростання компанії сповільнюється, витрачається багато ресурсів або завдання забирають всю увагу власника, бізнес-процеси переглядають та оптимізують, щоб підвищити ефективність.
Якщо бізнес-процеси не будуть чітко описані, компанія не зможе отримати необхідний результат. Наприклад, якщо не описати процес продажу товару і не ознайомити з ним продавців, кожен працюватиме по-своєму та приноситиме компанії різний дохід, який неможливо спланувати та вплинути на нього. У цій статті я розповім, як правильно скласти бізнес-процес і що має до нього входити.
З чого складається бізнес-процес
Мета бізнес-процесу — забезпечити точну послідовність дій для отримання прибутку. А завдання — проконтролювати, чи операції виконуються послідовно, чи можна їх прискорити і чи немає зайвих. Весь БП складається із двох етапів:
- вхід — початкові дії, які необхідні для виконання операції (закупівля сировини, доставка на склади);
- вихід — результат, готовий продукт.
Навіщо описувати бізнес-процеси
Моделювання БП дозволяє вирішити відразу 3 завдання:
- полегшує процес виконання роботи;
- наочно показує всі операції, які мають бути виконані;
- дозволяє побачити проблемні місця та глибше розібратися у кожному з етапів процесу.
Щоб власник міг ефективно управляти та не занурюватись в оперативну діяльність, йому достатньо подивитися на окремі частини бізнес-процесу та побачити, що відбувається на кожному з етапів.
Способи опису бізнес-процесів
При описі БП вказують:
- послідовність дій працівників;
- логіку операцій: як рухаються грошові потоки, люди, сировина;
- зв'язок між різними БП у компанії;
- схеми взаємин учасників БП;
- докладний опис бізнес-процесу: які дії мають бути виконані, що потрібно для вирішення завдання, який результат очікується, ціль БП, нормативи;
- перелік документів, які необхідні для виконання роботи.
Опис бізнес-процесу має бути закінченим, лаконічним та містити усі необхідні для роботи дані.
Впровадження відбувається в 5 етапів:
- вивчення ситуації з метою знайти проблемні місця у бізнес-процесах та замінити їх;
- аналіз існуючих БП; підбір інструментів для впровадження змін;
- опис БП, документування процесу;
- реалізація БП;
- контроль над виконанням.
Як перевірити якість регламенту бізнес-процесу
Регламент БП — це документ, який описує, як відбувається певний процес і хто що має робити. Щоб перевірити якість регламенту бізнес-процесу, потрібно втілити його у життя та подивитися, як він працює.
Але для перевірки якості потрібно мати відправну точку: знати, який результат ви хочете отримати. Наприклад, ви йдете до ресторану і хочете замовити салат «Цезар». Щоб оцінити якість страви в цьому закладі, вам потрібно знати, яким має бути хороший салат і що в ньому має бути.
Перед тим як створювати регламент, дайте відповідь на питання «Які проблеми ви хочете вирішити?» І після закінчення процесу проаналізуйте, чи вдалося вам це зробити.
Висновки
Опис бізнес-процесу — це покроковий план дій співробітників, який має призвести до отримання прибутку. Щоб зробити бізнес-процес більш ефективним, розглядають окремі його частини та оптимізують їх: забирають зайві дії, знижують витрати.
Щоб зрозуміти, чи працює бізнес-процес, потрібно спочатку знати, який результат ви хочете отримати, а потім проаналізувати, чи вдалося його досягти.
