Власник може підвищити ефективність компанії, якщо грамотно управлятиме бізнес-процесами. Робити це можна за допомогою регламентування та запровадження змін у діяльність співробітників. До кожного бізнес-процесу потрібен свій підхід, тому важливо правильно вибрати інструменти управління, які допоможуть покращити роботу компанії.

Що таке бізнес-процес?

Бізнес-процес — це певна послідовність дій співробітників, яка призводить до потрібного компанії результату, наприклад, отримання прибутку або створення продукту.

У бізнес-процесах завжди бере участь команда з кількох людей. Навіть якщо людина працює одна, наприклад, вона письменник, то в процесі створення книги беруть участь редактор, дизайнер та ін.

Навіщо слід регламентувати бізнес-процеси?

Регламент бізнес-процесу — це документ, який визначає, як певний процес відбувається. Коли описують бізнес-процес, вказують, хто що має робити на кожному з етапів. За кожною з функцій закріплюється відповідальний співробітник, і він має зробити той продукт, який від нього очікують, щоб передати результат далі. І так відбувається доти, доки він не дійде до клієнта.

Наприклад, до друкарні надходить замовлення надрукувати 100 каталогів. Бізнес-процес тоді складається з наступних пунктів:

1. клієнт дає завдання;
2. компанія розраховує вартість замовлення;
3. клієнт підписує договір;
4. договір потрапляє до бухгалтерії, там підтверджують оплату;
5. далі замовлення йде до відділу переддрукової підготовки, там клієнт залишає вимоги до замовлення, фахівці все редагують та оформлюють;
6. замовлення надходить до друкованого цеху;
7. продукція відвантажується та відправляється клієнту.

Як зрозуміти, чи працюватиме бізнес-процес?

Бізнес-процес потрібно протестувати. Коли йдеться про оцінку якості розробленого бізнес-процесу, насамперед поставте питання «Які проблеми цей процес допоможе вирішити?» і, коли впровадите його, перевірте, чи зміг він упоратися. Допустимо, зараз ваша компанія не виконує замовлення вчасно. За допомогою зміненого бізнес-процесу ви хочете виправити це, щоб надавати продукт суворо до дедлайну. Пропишіть у регламенті дії, які потрібно зробити, щоб виправити помилку, впровадьте їх, і якщо проблема з наданням замовлень вирішиться, бізнес-процес працює.

Щоб перевірити якість чогось, потрібно мати відправну точку. Наприклад, я йду перевіряти якість салату «Цезар» у ресторані. Для цього в мене мають бути якісь уявлення, яким має бути цей салат: що в ньому має бути, а що зайве. Чітко визначте, який продукт хочете отримати кожному етапі бізнес-процесу. Так ви зможете оцінити, чи все йде за планом.

Які є підходи до управління бізнес-процесами

Керувати ефективністю бізнесу можна по-різному, є кілька методик, які ми розглянемо нижче. Їхня спільна риса в тому, що всі вони спрямовані на задоволення потреб клієнта за допомогою продукту, який надає компанія.

Стандартизація

Стандарти — це описи зразків товарів чи послуг. Те, як продукти чи послуги мають доходити до клієнтів. Якщо задокументувати зразок, то:

• співробітники точно знатимуть, що мають отримати в результаті своїх дій;
• нові працівники зможуть швидше адаптуватися та розібратися в особливостях роботи компанії;
• виробничі ризики знизяться.

Удосконалення бізнес-процесів

Система управління бізнес-процесами має постійно доопрацьовуватися та змінюватися. Це дозволить знизити витрати, зменшити виробничий цикл і мінімізувати помилки, що допускаються.

Є 2 способи покращення бізнес-процесів:

• реінжиніринг — повна зміна тієї системи, яка існує, за один раз;
• кайдзен — постійне вдосконалення механізмів управління.

 Інфотехнології

У бізнес-процеси організації необхідно впроваджувати інформаційні технології. Без цього керування компанією в сучасних умовах неможливе. Потрібно постійно збирати, обробляти, зберігати та захищати дані.

Крім цього, інфотехнології можуть самостійно виробляти управлінські рішення за допомогою вбудованих систем, тим самим автоматизуючи багато процесів управління.

Групи бізнес-процесів

Управління

Сюди входять процеси, спрямовані забезпечення виживання компанії: розвиток, розширення, здатність конкурувати над ринком, реалізація цілей. Керувати компанією можна за допомогою планування, обліку, контролю, організації та коригування дій.

Виробництво

Це процеси, які приносять дохід підприємства рахунок продажу товарів та послуг. Сюди входять: закупівля сировини, отримання заявки клієнта, виготовлення тощо.

Забезпечення

Сюди входять процеси, які допомагають виробляти продукт: наймання персоналу, бухгалтерський облік, технічне обслуговування обладнання та ін.

За кожним із процесів має бути закріплений співробітник. Він буде відповідальним за результат, який виробляють у межах кожної функції. Якщо всі співробітники виконуватимуть роботу якісно та вчасно, клієнти компанії будуть задоволені, вони прийдуть ще не раз і порекомендують компанію знайомим.

Висновки

Грамотне управління бізнес-процесами підвищує ефективність бізнесу. Існують три підходи до управління бізнес-процесами:

• стандартизація;
• вдосконалення;
• інфотехнології.

Ці підходи спрямовані на задоволення потреб клієнта за допомогою продукту, який надає компанія.

Розмежовують бізнес-процеси розподілом на три групи: управління, виробництво, забезпечення.

А регламенти покликані описати кожен бізнес-процес у компанії. У регламентах докладно прописуються обов'язки працівників кожному з етапів роботи.

Якщо потрібно щось змінити, щоб покращити роботу компанії, регламент доповнюється або листується, і бізнес-процес перебудовується. Якщо існуюча проблема вирішилася після перебудови процесу, то він працює.