Основні методи управління персоналом, якими користуються HR-менеджери: соціально-психологічні (тимбілдинг, облаштування робочих місць), економічні (зарплати, премії) та адміністративні. У цій статті ми поговоримо про останні: розберемо, що це таке та як за допомогою адміністративних методів управління побудувати сильну команду.

Які бувають адміністративні методи управління персоналом

Адміністративні методи управління персоналом — це певні способи впливу на співробітників, які будуються на стягненнях, владі та дисципліні. Вони формують корпоративну культуру, почуття обов'язку у співробітників, відносини керівників та підлеглих тощо.

Оскільки адміністративне управління підкріплено правової базою, порушення його правил, договорів і положень може загрожувати штраф чи адміністративне стягнення.

Реалізується цей вид управління персоналом через систему організаційного та розпорядчого впливу.

Організаційний вплив

Штатний розклад

У ньому є організаційна структура, посада та кваліфікація співробітників, їх склад та кількість, зарплати та премії.

Головні вимоги до штатного розкладу:

• на титульному листі має бути зазначений період, коли діє цей розклад, правильна назва компанії та дата складання розкладу;
• у документі має зображатися ієрархія працівників: від найвищого керівництва до виконавців.

Власник компанії може доручити складання розкладу будь-якому співробітнику, необов'язково робити це особисто. Коли документ готовий, його мають підписати головний бухгалтер та начальник кадрової служби.

Положення про підрозділи

Цей документ може набувати різних форм: таблиця, схема, текст тощо.

У положенні мають бути такі пункти:

• назва компанії;
• ієрархія працівників;
• нормативні документи, що регулюють діяльність компанії;
• права та обов'язки працівників;
• форми стягнення за різні порушення;
• як кожен окремий підрозділ може взаємодіяти з іншими.

Посадові інструкції

Вони чітко описують, що має робити кожен співробітник. Усі види роботи, які виконуються в компанії, можуть бути описані детально і з подробицями, а можуть бути короткими: вказувати функцію та документи, що регулюють її виконання.

Ця інструкція розробляється за бажанням власника, оскільки необов'язкова.

Робочі місця

Від того, як організовано робоче місце співробітників, залежить їхня працездатність, мотивованість і продуктивність. Місця, за якими працюють люди, повинні бути обладнані всім необхідним, що знадобиться для виробництва продукту. На робочому місці має бути комфортна температура, достатнє освітлення та зручні меблі. Місце, за яким працює співробітник, може бути універсальним та підходити будь-кому або мати спеціальні можливості для розміщення додаткового обладнання.

Колективний договір

У колективному договорі прописують відносини між співробітником та компанією як юридичними особами. Там містяться такі положення:

• як і коли нараховується заробітна плата;
• який у компанії режим роботи;
• умови нарахування відпускних днів;
• соціальний пакет: оплата проїзду, путівки для працівників, харчування.

Усі умови, які прописані у колективному договорі мають покращувати умови праці працівників.

Правила трудового розпорядку

Ефективно керувати персоналом допомагають правила внутрішнього трудового порядку. Вони мають бути обов'язково розроблені у кожній компанії. Відсутність правил загрожує компанії штрафом, як і працівнику, який із ними не ознайомлений.

Що має бути у правилах:

• за яким принципом співробітників приймають працювати та за що можуть звільнити;
• які права та обов'язки у сторін;
• як чергується робочий час та відпочинок;
• за яким принципом нараховується заробітна плата;
• дрес-код;
• як компанія відшкодовує трудові витрати, наприклад, витрати на відрядження.

Організаційна структура

Оргструктура — ​​ключовий метод адміністративного управління персоналом. Вона відбиває форми підпорядкування у компанії.

Які бувають структури:

• ієрархічна — жорстка система підпорядкованості;
• органічна — нормативи використовуються помірно, система підпорядкованості адаптивна;
• елементарна — ділить всіх співробітників на начальників та підлеглих.

Статут організації

З допомогою статуту вибудовують ієрархію посад, позначають області відповідальності, розмежовують функції партнерів, прописують, як розподілити активи підприємства у разі закриття.

Розпорядчий вплив

З допомогою цього виду впливу керівники домагаються від підлеглих досягнення поставленої мети.

Накази, розпорядження, вказівки

Наказ — найкатегоричніша форма адміністрування. Він видається на бланках, має підписи та печатки та регулює ключові питання у побудові організації.

Розпорядження мають вирішити одне конкретне питання або уточнити деталі, які допоможуть виконати поточні завдання.

Вказівки створюються, щоб пояснити незрозумілі моменти у наказах та інструкціях.

Організаційне нормування

З його допомогою регулюють ресурси, що використовуються на підприємстві:

• кількість людей, які залучені до того чи іншого робочого процесу;
• витрати на виробництво продукту чи послуги;
• кількість продукції, яка має бути вироблена за певний час.

Створення інструкцій

Інструкції навчають працівників, дають розуміння, як стандартизувати робочий процес та виключають можливі помилки.

Інструктування поділяється на:

• наочне (схеми, креслення, інструкція, як застосовувати обладнання)
• письмове (робочі та посадові інструкції)
• усне (координації, інструктажі, наради, настанови)

Планування

Кожен працівник повинен скласти план на тиждень, де будуть прописані всі завдання, які він має намір виконати. Він повинен бути розставлений відповідно до пріоритетів компанії. Керівники перевіряють плани підлеглих, коригують їх та схвалюють. А потім, на нарадах, відстежують реалізацію планів та перевіряють, що вже зроблено і чим співробітник займатиметься далі.

Висновки

Адміністративні методи управління персоналом дозволяють організувати колектив, стандартизувати виробничі цикли, розподілити обов'язки серед працівників та створити корпоративну культуру.

Здійснюється адміністративне управління через штатний розпис, посадові інструкції, правила трудового розпорядку, статути організації та ін.