Поширена ситуація у бізнесі: незалежно від того, скільки заробляє компанія, грошей постійно не вистачає. Так трапляється, якщо у компанії немає фінансового планування. У цій статті я розповім, що має входити до фінплану, і як він допоможе власникам бізнесу економити.
Навіщо потрібне фінансове планування
Слово «план» багато хто сприймає як набір певних цифр, яких потрібно досягти. Але насправді фінансовий план — це список завдань, які потрібно виконати, щоби компанія отримала дохід.
Завдання фінансового планування — грамотно розподіляти кошти, щоб їх вистачало на всі необхідні витрати. Багато компаній витрачають гроші відразу, як тільки одержують, адже платити треба завжди: рахунки за оренду, зарплати працівникам, амортизація обладнання. Але я рекомендую відкладати платіжки протягом тижня, а потім розставляти пріоритети та оплачувати найнеобхідніше. Коли ви зберете всі рахунки разом, то побачите, що деяких витрат взагалі можна позбутися.
Також кошти можуть бути розподілені неправильно. Наприклад, багато підприємців забувають створювати «подушку безпеки», яка може врятувати бізнес у скрутну годину. Фінансове планування передбачає створення резерву, який врятує в кризу.
Хто має займатися фінансовим плануванням
При створенні компанії власники спочатку самі розпоряджаються грошима: вони можуть відмовитися від постійного розв'язання фінансових питань, оскільки часто ризикують власними грошима, чи грошима інвесторів, які їм довіряють. У цей період кожна копійка на рахунку, гроші є найважливішим ресурсом, і від того, наскільки розумно вони використовуються, залежить успіх і швидкість розвитку бізнесу.
Але розв'язання фінансових питань слід делегувати керівникам. Вони більше залучені в оперативну діяльність компанії та можуть раціональніше розпоряджатися коштами. Наприклад, якщо на виробництві зламається обладнання, власник просто виділить гроші на покупку нового. Але керівник, який щодня з ним працює, знає, яку деталь можна замінити, щоби все знову запрацювало.
Ідеальна картина — керівники знають не лише розміри доходу компанії, а й розуміють, скільки доводиться витрачати. У цьому разі вони відповідально ставляться до розподілу коштів. Власник повинен тільки задавати правила, за якими здійснюється управління фінансами, а керівники дотримуються цих правил на щоденній основі. Наприклад, я не ухвалюю фінансових рішень у бізнесі вже 15 років. Я актуалізую, трансформую і впроваджую нові правила, за якими топ-менеджери повинні керувати фінансами, а потім просто контролюю процес. Конкретні рішення, за що ми платимо і де взяти гроші, — це область відповідальності топ-менеджерів.
Щобільше, кожен рядовий співробітник повинен мати можливість подати заявку на те, що йому потрібно для роботи. Якщо цього немає, він позбавлений інструментів для виробництва продукту.
Як керувати фінансами
Найчастіше управління фінансами виглядає як потік: кожен день компанія отримує гроші, і відразу треба приймати рішення про витрати. Коли власник намагається керувати цим потоком, складно виділити пріоритети, зекономити на чомусь.
У такій ситуації я можу поділитися порадою: припиніть приймати фінансові рішення щодня, робіть це раз на тиждень. Нехай протягом тижня гроші надходять на ваш рахунок, а ви нічого з них не витрачайте. Коли пройдуть ці 7 днів, у вас на руках буде певна сума грошей та стос рахунків. Зіставте їх і розподіліть кошти так, щоб оплачено було все найнеобхідніше, а другорядне відкиньте.
Якщо ви сплачуєте рахунки відразу ж, як вони приходять, у вас немає часу подумати, чи потрібне це придбання компанії. Так можна витратити всі гроші на те, що не має жодної цінності для бізнесу.
Коли ухвалюєте фінансові рішення, забудьте, що буде завтра. Прийміть думку: «У нас є тільки ті гроші, які на руках сьогодні». Не враховуйте кошти, які вже вам перерахували, але вони ще не дійшли або повинні надійти днями від дебіторів. Коли ви почнете розпоряджатися лише грошима, які є на руках, то зрозумієте, що рахунків на оплату більше ніж прибутки компанії. Це нормально: потреб завжди більше, ніж можливостей, і це те, що штовхає нагору і сприяє розвитку.
Тільки коли ви проведете цей експеримент, то зможете по-справжньому пріоретизувати. У вас перед очима будуть усі доходи та чеки на оплату, зникне потік, яким складно керувати.
Функції фінансового планування
Об'єкти фінансового планування — прибуток, капітал, кредитні гроші та витрати. Топ-менеджери повинні керувати цими об'єктами так, щоб примножувати дохід компанії.
Для цього їм потрібно:
Забезпечити безпеку. При складанні фінплану не можна забувати про ризики, які можуть залишити компанію без грошей: недобросовісна конкуренція, зміни у законодавстві тощо. Для цього потрібно відкладати в резерв 3-5% маржі.
Враховувати потреби всіх підрозділів. Керівники повинні розподіляти гроші рівномірно серед різних відділів компанії та враховувати їхній взаємозв'язок. Якщо відділу реклами та маркетингу виділяється велика сума на нові методи просування, то технічному відділу теж потрібно виділити кошти на виробництво продукту. Інакше, коли після нової реклами прийдуть клієнти, їм нічого буде надавати.
Оптимізувати план. Люди, які складають фінансовий план, мають вибирати найвдаліші варіанти розподілу коштів, щоб гроші компанії завжди примножувалися.
Контролювати. За роботою відділень завжди потрібно уважно стежити, щоб знати, як працівники розподіляють кошти.
Принципи фінансового планування
Фінплан будується на 5 принципах:
- Щоб не виникало ситуації, коли коштів не вистачає, оборотний капітал завжди має перевищувати обсяг заборгованості.
- Якщо у компанії виникне проблема з клієнтами: вони не зможуть вчасно заплатити чи підуть до конкурентів, завжди має бути резерв, який дозволить компанії виконати платіжні зобов'язання.
- Вкладати гроші потрібно туди, де можна отримати рентабельність.
- При плануванні необхідно враховувати як становищі компанії, так й економічну ситуацію на ринку.
- Гроші на поточні витрати, наприклад, купівлю сировини, потрібно брати із короткострокових джерел, а для модернізації виробництва краще використовувати довгострокові.
Типи фінансових планів
Кожна компанія повинна мати 3 фінансові плани:
Стратегічний. Цей план розробляється на 3-5 років і його мета — вивести бізнес на новий рівень: підвищити рівень доходу, збільшити обсяг виробництва і т. д. Завдання стратегічного плану потрібно виконувати одночасно з поточними, а при складанні треба враховувати цілі компанії.
Поточний. Це план компанії на рік. При його складанні прогнозують дохід компанії: скільки товарів та послуг буде надано, скільки коштів на просування виділено. Тут же вказують, яких фахівців потрібно залучити до компанії для її зростання та скільки їм платити. Для актуалізації цього плану керівники всіх відділів повинні збиратися раз на три місяці, переглядати план і коригувати його за необхідності.
Оперативний. План на тиждень. З його допомогою топ-менеджери керують командою. У плані зазначено, чим займатиметься співробітник, скільки часу він витратить на завдання та який результат отримає. Так дії всіх членів команди узгоджені та схвалені керівниками.
Як скласти фінансовий план
Для початку необхідно проаналізувати діяльність компанії. Дізнатися, скільки товарів та послуг надали за певний період, скільки грошей на це пішло і скільки вдалося заробити. Після цього потрібно визначити проблеми компанії, які заважають отримати вищий дохід та придумати як їх усунути.
Наступний крок — прогноз доходів та витрат. Щоб розрахувати дохід, потрібно обчислити, скільки клієнтів компанія може обслужити за певний термін, а потім переглянути суму середнього чека і все перемножити. Для підрахунку витрат треба звернути увагу на попит, конкуренцію та можливі ризики, а також взяти до уваги щомісячні витрати на оренду, сировину, зарплати тощо.
І на основі одержаних даних розраховувати бюджет, який допоможе досягти точки окупності.
Висновки
Фінансовий план — це список завдань, які потрібно зробити, щоб отримати дохід. Складати план і розпоряджатися грошима компанії повинні керівники відділень, оскільки вони можуть раціональніше розподіляти кошти. Щоб розставляти пріоритети ефективніше, не потрібно витрачати гроші, що надійшли, відразу — відкладайте рахунки на тиждень, а потім переглядайте.
Фінансовий план може бути трьох типів: стратегічний, поточний та оперативний. Для його складання спочатку проаналізуйте фінансову діяльність компанії, потім спрогнозуйте доходи та витрати та розрахуйте бюджет.
