Координації – це регулярні збори керівників та підлеглих. У компанії Visotsky Consulting такі збори обов'язкові. Щобільше, ми впроваджуємо їх у компаніях усіх своїх резидентів. Новий звітний тиждень обов'язково має відкривати координація. Як саме її проводити, розглянемо у статті.

Що потрібно знати

Керівнику на координацію потрібно запрошувати лише своїх безпосередніх підлеглих. Наприклад, директор не повинен кликати всіх співробітників. Лише заступників, які підпорядковуються безпосередньо йому.

Як проводити координацію

1. На початок координації кожен підлеглий має скласти план завдань наступного тижня. Його не можна складати прямо під час координації, радячи по ходу з керівником. Він уже має бути готовим. У цей план необхідно включити усі пріоритетні завдання.
2. Окрім плану, співробітник повинен мати графік, який зображає його результати роботи. Маючи на руках цей графік, керівник зможе зрозуміти, наскільки співробітник є продуктивним. Наявність плану за минулий тиждень, результатів та плану на наступний тиждень забезпечує неупереджену оцінку ефективності підлеглого керівником.
3. Координацію розпочинає керівник. Він розповідає, чи виконано план минулого тижня.
4. Далі керівник схвалює план кожного працівника.
5. Важливо узгодити плани підлеглих із різних відділів між собою.
6. Після схвалення планів кожного підлеглого координація завершується і всі повертаються на роботу.

Як не можна проводити координацію

На координації не вирішуються проблеми

Не плутайте ці збори із мозковим штурмом. Якщо вам потрібно з чимось терміново розібратися – організуйте окрему координацію з тим підлеглим, у якого виникла проблема. По-перше, починаючи вислуховувати чиїсь проблеми на координації, ви забираєте час у решти. По-друге, необов'язково кожній людині у департаменті знати про всі проблеми у відділах. Ця інформація просто не несе жодної цінності для інших.

Координація – це не навчання співробітників

Деякі керівники перетворюють координації на тренінги. Вони бачать, що співробітники чогось не врахували під час роботи та починають розповідати, як це виправити, прямо на координації.
Тут також допоможе окрема координація зі співробітником, у якого виникла проблема. Скоординуйтеся з ним і поділіться досвідом, дайте поради, але не треба вплутувати всіх.

Координація як інструмент управління

Тривалість координації – трохи понад 40 хвилин. Координація ефективна лише, коли вона проходить за наступним сценарієм: погодили план – пішли працювати.

Не допускайте, щоби на координацію приходили непідготовлені люди без планів. Якщо так відбувається – відкладайте координацію, доки план не буде складено кожним співробітником. Важливо, щоб непідготовлена ​​людина усвідомила, що вона всіх затримує.

Порядок проведення координації не складний. Але впровадивши цей інструмент у себе на підприємстві, ви помітите, що діяльність колективу стане більш точною та узгодженою.