Функції помічника керівника завжди різні, їх визначає специфіка діяльності підприємства. Від того, з якими викликами та завданнями стикається кожного дня керівник, залежить те, чим буде зайнятий його помічник. У цій статті я розповім про загальні риси, які мають бути притаманні всім помічникам, і дам пораду, яку роботу керівник може повністю передати, щоб звільнити 20% свого часу.

Яким має бути особистий помічник

Професією особистого помічника цікавляться насамперед люди, які лише вибудовують свою кар'єру. Для них працювати під командуванням досвідченого топ-менеджера — відмінний старт та можливість зрозуміти, як працює бізнес зсередини. Але таким людям краще починати зі співпраці з керівниками малого та середнього бізнесу. Великі топ-менеджери віддадуть перевагу помічникам із великим досвідом.

Але найчастіше керівники вважають за краще брати на роботу не професіоналів, які можуть відповісти на будь-яке запитання та похвалитися великим послужним списком, а тих, хто перебуває з ними на одній хвилі. Оскільки взаємодіяти з помічником доведеться постійно, дуже важливо зійтися характерами та дійти порозуміння.

Помічником має бути людина, яка має бездоганні морально-етичні якості, оскільки вона матиме доступ до всієї особистої та корпоративної інформації керівника. Ви повинні бути впевнені, що він не обдурить вас, не зіллє дані конкурентам, не привласнить собі ваші гроші та інше.

Досвід та освіта

Зазвичай на посаду особистого помічника беруть людей з освітою у сфері адміністрування чи сфері, що відповідає специфіці підприємства.

Професійні вимоги, що висуваються кандидатам:

• грамотна мова;
• знання законів, що стосуються роботи підприємства;
• володіння комп'ютером, особливо офісними програмами;
• вміння працювати з документацією;
• вміння вести ділове листування та переговори;
• знання іноземної мови;
• розуміння бізнес-процесів компанії.

Це мінімальний перелік вимог, який можна доповнювати залежно від ніші та інших особливостей організації.

Якості та характер

Особисті переконання та обрана модель поведінки помічника не повинні суперечити переконанням керівника, інакше ефективної взаємодії не вийде. Помічнику потрібно підлаштовуватися під особливості характеру начальника, його розклад та вимоги.

Щоб взаємодія була максимально ефективною, асистент керівника повинен мати такі якості:

• стресостійкість (особистому помічнику частіше за інших доведеться стикатися з гнівом і невдоволенням начальника, він повинен все це витримувати та зберігати настрій на роботу);
• багатозадачність (часто доведеться виконувати кілька справ одночасно, помічник повинен пам'ятати про всі завдання і нічого не втрачати);
• оптимістичний настрій (робота помічника передбачає безліч несподіванок і форс-мажорів, якщо кожна така подія він сприйматиме як провал, то довго не протримається, вигорить; він повинен ставитися з позитивом до всього і не втрачати надії на краще);
• здатність до навчання (помічнику доведеться шукати різні дані для керівника, тому йому потрібно вміти швидко освоювати нову інформацію і розбиратися в темах, з якими ще не доводилося працювати).

Обов'язки та функції помічника керівника

Як я вже говорив раніше, те, чим займатиметься особистий помічник, залежить від сфери бізнесу, якою займається його працедавець. Кожен керівник має свої індивідуальні потреби. Деякі запрошують помічника, щоб перекинути на нього всю паперову роботу, інші доручають управління окремими проєктами, тоді у помічників може бути своя команда підлеглих. Деякі дають переважно доручення побутового характеру: викликати таксі, замовити доставлення продуктів, купити квитки.

Але є кілька обов'язків, які спільні для всіх помічників:

• робити день керівника структурованим: організовувати всі його зустрічі, поїздки, готувати необхідні документи на підпис, складати зручний розклад;
• розбирати пошту;
• обробляти запити підлеглих та проводити первинні переговори;
• забезпечувати керівника комфортними умовами: нагадувати про зустрічі, шукати потрібну інформацію, облаштовувати зручне робоче місце.

Зазвичай керівники шукають співробітників, які мають багато талантів або можуть швидко освоїти необхідну навичку, тому що ніхто не знає, з якими викликами доведеться зіткнутися.

Висновки

Особистий помічник допомагає керівнику звільнити особистий час і витратити його на пріоритетніші завдання. Функції помічника залежать від специфіки компанії, де він працює.

Щоб ефективно справлятися із завданнями, особистий помічник має бути стресостійким, налаштованим на позитив та здатним виконувати безліч завдань одночасно.