Бізнес-процес — це певна послідовність дій команди працівників, спрямована на отримання будь-якого продукту. Результат цих дій має цінність для того, кому він передається. Це необов'язково має бути товар для покупця, сюди підходить і виконаний проєкт, який здають керівнику. У бізнес-процесі завжди бере участь кілька людей, тому що результати чиєїсь роботи впливають на результати інших.
Оптимізація бізнес-процесів у створенні передбачає поліпшення, перебудову будь-яких напрямів чи роботи всієї компанії. У цій статті я розповім, як зрозуміти, що бізнес-процеси настав час оптимізувати і як це зробити.
Як зрозуміти, що бізнес-процеси потребують оптимізації
Оптимізація вимагає грошових вкладень, тому перед тим, як зайнятися цим, переконайтеся, що вашій компанії вона потрібна. Бізнес-процеси потрібно покращувати, якщо:
- якість продукції, яку ви робите — низька;
- у компанії немає чіткого поділу областей відповідальності;
- відділи компанії не зв'язуються один з одним, через це дії неузгоджено і з'являються «вузькі місця»;
- у штаті багато співробітників, але результатів із роботи не видно;
- ідеї власника з розвитку компанії повільно реалізуються або ними ніхто не займається взагалі.
Оптимізація бізнесу: з чого почати
Опишіть процеси
Перед тим, як змінювати процес, потрібно розібратися, як він виглядає зараз. Опишіть кожну дію працівників, яку треба виконати для досягнення результату. Для наочності прикріпіть графіки. Спочатку пропишіть, з чого починається процес і що виходить наприкінці. Потім опишіть усі дії, які потрібно зробити під час роботи та за допомогою яких документів це зробити. Вкажіть хто зі співробітників, яку роль відіграє. Поясніть, як це впливає на інші області.
Оцініть рівень необхідності оптимізації
Коли у вас на руках будуть описані процеси, оцініть, чи варто займатися оптимізацією. Критерії, за якими слід оцінювати:
- якість отриманого продукту
- логічність та доречність дій працівників
- можливість керування процесом.
Якщо оцінили необхідність за всіма критеріями та зрозуміли, що оптимізація вам все ж таки потрібна — скористайтесь за наведеною нижче інструкцією.
Оптимізація бізнес-процесів: покрокове керівництво
- Чітко визначте, який кінцевий результат хочете отримати від кожного бізнес-процесу. Пропишіть, що має бути в ідеалі, щоб співробітники знали чого прагнути.
- Відкиньте кроки, які не потрібні. Деякі дії можуть дублюватися, тому їх потрібно позбутися або об'єднати в одне.
- Змініть послідовність дій. Можливо, якщо переставити кроки, робота прискориться. Перевірте, чи це можна зробити.
- Розділіть операції. Багато маленьких дій простіше виконувати, ніж одну велику. Дробіть кроки доки не досягнете максимального комфорту.
- Якщо якийсь крок вигідніше передати підрядникам, ніж залучати до цього штатних співробітників, знайдіть аутсорсингову компанію та віддайте частину функцій.
- Автоматизуйте процеси. Машини працюють швидше за людей. Якщо є можливість робити щось не вручну, а на спеціальному обладнанні – впровадьте його.
Висновки
Оптимізація бізнес-процесів потрібна лише якщо ті результати, які ви отримуєте зараз, є незадовільними. Перш ніж переходити до оптимізації, опишіть процеси та оцініть рівень потреби. А далі слідуйте за інструкцією, яка наведена вище.
