Олена Авакумова - власник компанії "Мій Бухгалтер" (Новосибірськ). Напрямок бізнесу - аутсорсинг бухгалтерських послуг. У ній працює 6 працівників. Олена вирішила піти у самозайнятого бухгалтера у 2008 році. До 2015 року їй вже порядком набридло вести облік самої: хоча все, що стосується обліку, оптимізації податків, автоматизації — те, що її цікавить. 2015 року Олена вирішила будувати свою компанію. Але виявилося, що робота бухгалтера чи фінансового консультанта зовсім відрізняється від роботи власника своєї компанії. Після невдалих спроб роботи з іншими консультантами та звільнення найманого операційного директора Олена звернулася до Visotsky Consulting. Про результати вона розповіла консультантові Юлії Дубровіній.
Олена, розкажіть про вашу компанію: чим займаєтесь і скільки років на ринку?
Я творець компанії "Мій бухгалтер", займаємося аутсорсингом бухгалтерських послуг. Напрямок був обраний за коханням. Я довго намагалася зрозуміти, чим хочу займатися та шукала можливості. Бухгалтерський облік – моє покликання та призначення.
Бухгалтером на аутсорсі почала працювати у 2008 році. До мене прийшли знайомі, які попросили допомогти: нікому іншому, окрім мене, не довіряли. У фінансових питаннях людям важливо, щоб усе було правильно, чітко, прозоро, грошей ніхто не вкрав. Це стало моїм кредо: вести бухгалтерський облік так, щоб активи клієнтів були збережені.
До 2015 року працювала на аутсорсі, повністю вела фірми: від укладання договорів до складання звітів. І зрозуміла, що хочу розвиватися, наймати людей та будувати компанію. І з 2015 року я реалізую свій проєкт. До літа 2020 я намагалася зробити це своїми руками. На рівні відчуттів зрозуміла, що я чудовий бухгалтер, але є речі, які я роблю неправильно.
Наприклад, найму людей, щоб вони закривали функції. Але потім сама закриваю їхні завдання. Тобто роблю звіт замість бухгалтера чи налагоджую поганий зв'язок у адміністраторів. Влітку 2020 року найняла консультанта, попрацювали 3 місяці. Я взяла в команду операційного директора, але хорошого результату не вийшло, був відкат. У травні 2022 року стартувала на програму Олександра Висоцького.
З якими труднощами під час розвитку компанії ви зустрілися?
Я вважаю себе досить розумною та кмітливою людиною: у мене вища економічна освіта, постійно проходжу тренінги особистісного зростання. Але я зрозуміла, що мені не вистачає практичних навичок в управлінні людьми, як бути власником підприємства. Я не мав такого досвіду. Але інтуїтивно розуміла, що роль власника відрізняється від ролі фахівця та найманого працівника. Цілком усвідомила це, коли зустрілася з командою Visotsky Consulting. Тобто розуміла, що треба щось робити, а що конкретно не знала.
Мені казали, що треба найняти операційного директора, а він усе зробить за мене. Найняла, він прийшов, та нічого не зробив. Історія про те, що зовнішній фахівець зробить щось без участі власника, виявилася неробочою. Мені доводилося втручатися, та й колектив не прийняв директора ззовні. У колективі був саботаж. За три місяці директор сказав, що не може працювати, і звільнився.
У вересні 2021 року купила курс зі структурування бізнесу. Але там було багато інструментів, але від їхньої великої кількості мені стало тільки гірше. Навчання не було послідовним, не було дбайливого ставлення до мене як до учениці, яка впроваджує ці інструменти. Цілісної картини не було.
А коли взяла практикум в Олександра Висоцького, отримала чітку та послідовну структуру. Я побачила всю свою компанію і те, як її можна розвивати далі.
Як прийшли до того, що вашій компанії потрібна оргсхема?
Мені була потрібна картина в цілому, але при цьому складається з декількох деталей. Спочатку я малювала MindMap — це така техніка візуалізації мислення, за допомогою якої можна краще та ефективніше обробити інформацію. Але до цього я не працювала у великих корпораціях, тому не було правильної думки. Читала книги, в яких були приклади оргструктури, але не розуміла, яка саме підійде моїй компанії.
Структура, яку пропонує Олександр Висоцький, дозволяє побачити картинку загалом, але при цьому складається з окремих секторів. Кожен має свій цінний кінцевий продукт. Вона дуже містка, необхідна та достатня, щоб рухатися далі. На курсі Олександра все дуже логічно та наочно.
У минулому курсі, який я проходила, якість консультантів була набагато нижчою. Скоріше вони були координаторами. Коли я працювала з консультантами Visotsky Consulting, я бачила, як вони занурені в мою компанію, в те, що я роблю. Вони ставили дуже добрі запитання. Не з серії «ставимо стандартні запитання за списком», а ті, які стосувалися саме мене. На платформі Tonnus я формувала цінний кінцевий продукт якогось блоку і консультант ставив питання, які розширювали моє бачення структури та компанії.
Як змінилася ваша точка зору на організацію після впровадження оргструктури?
Я думала, що якщо до нового року не поправлю ситуацію, то взагалі закриватиму компанію. Мені здавалося, що якщо я не можу зробити структуру, то я поганий власник. Не розуміла, як зробити роботу комфортною для мене, співробітників та виконувати всі зобов'язання перед клієнтами.
Після практикуму виник конкретний покроковий план, як це зробити. Вперше за три роки я прокидаюся з ідеями, що мені зробити сьогодні, щоб до нового року я мав якісно іншу компанію, де мої ідеї реалізуються. Я вдячна продукту Visotsky Consulting за внутрішній стан радості, що все задумане вийде.
Як співробітники відреагували на використання?
Я залучила співробітників до створення структури. Роздрукувала її макет, кожен співробітник взяв наліпки та прикріпив на ті функції, які зараз виконує. І побачила, що у нас усі займаються всім. Стало зрозуміло, чому так важко було контролювати процеси.
Потім ми зазначили, хто чим хоче займатися, побачили, яких працівників нам не вистачає і кого треба найняти. З'явилося розуміння, хто і за що відповідає, який цінний кінцевий продукт співробітників, що я від них очікую.
Головний бухгалтер сказала, що хоче стати моїм заступником. Завдяки структурі ми зрозуміли, яких працівників потрібно найняти, щоб вона змогла делегувати обов'язки та стати на посаду заступника. Було два співробітники, які не знайшли себе на цій оргсхемі. Я пропонувала їм знайти себе в структурі, де є і продажі, і контроль якості, і адміністрування, але вони написали заяву на звільнення. І я дуже рада цьому, бо то були люди, які не знали, чого хотіли. Такі що неспроможні реалізовувати проєкти.
Зараз при найманні я одразу показую оргструктуру кандидату, позначаю цінний кінцевий продукт та свої очікування. Тому одразу можу брати в команду тих, хто має з цим згоду.
Що ви можете порадити підприємцям успішного розвитку?
Проходьте програми Олександра Висоцького та команди Visotsky Consulting. Якщо немає досвіду та освіти, не витрачайте час на самостійні спроби. Потрібно вчитися, щоб бути власником бізнесу. Щоб бути бухгалтером та фінансовим директором, я 6 років навчалася в університеті, проходила курси, постійно вдосконалююсь. Я дуже рада, що пройшла курс: шкода, що не зустріла команду Visotsky Consulting раніше.
Не витрачайте час, із задоволенням займайтеся, впроваджуйте інструменти управління бізнесом разом із командою Олександра Висоцького.