Для мене, як і для сотень моїх клієнтів, найуспішніше управлінське рішення з метою скорочення витрат полягає ос у чому. Ми залучаємо до управління фінансами керівників усіх підрозділів. Вони збираються щотижня на нараді (ми її називаємо Рекомендаційною радою), розглядають всі заявки на виділення коштів (це документи на будь-яке придбання) і зіставляють їх з тим, скільки у компанії є грошей. З огляду на це, вони розставляють пріоритети і приймають рішення, які заявки схвалювати, а які — ні. І це найбільш приголомшливий спосіб зниження витрат. Поясню чому.

Критерій розгляду заявок

Керівники підрозділів найкраще знають свою область діяльності. У забезпеченні точно знають, коли можна полагодити старий диван, а коли потрібно купувати новий. Тобто знають, на що насправді необхідно виділити кошти, а з чим можна почекати, причому ефективність роботи співробітників від цього не знизиться.

Інвестиційна віддача

Наприклад, якщо хтось пропонує зробити ремонт на ресепшені, треба прорахувати, яку інвестиційну віддачу отримає компанія. Наприклад, для консалтингової компанії це дуже важливо. Або для створення атмосфери в студії дизайну, в якій працюють творчі люди. А для будівельної, клієнти якої більше відвідують склад, вже не так критично. Вкладайте кошти тільки в те, що призведе до зростання вашого бізнесу. Саме тому так важливо залучити керівників підрозділів до щотижневого схвалення витрат. Вони самі «поріжуть» всі другорядні витрати, будуть тримати витрати в межах.

Реальний спосіб підвищити дохід

Від подібної системи роботи ви отримаєте ще один бонус: підвищиться дохід. Зауважте, якщо ви приходите до керівників і говорите, що потрібно підвищити дохід, то для них це порожній звук. Це тому, що вони не знають реального розміру витрат. Якщо ви запитаєте у керівників, який, на їхню думку, розмір витрат компанії, цифра буде дуже далека від реальності. Кожен назве набагато меншу суму. У їхніх головах уявлення про потреби компанії набагато нижче. Тому фраза «треба підвищувати дохід» на них не діє. Виходить, що власник — єдиний, хто за це бореться.

Скажу з досвіду, за 2−3 тижні в погляді ваших керівників багато що зміниться. Головне, їх усвідомлення: «Не може бути, що нам потрібно стільки грошей для нормальної роботи». І вже через кілька тижнів вони самі почнуть кричати про те, що їм потрібно підвищувати дохід. Тільки безпосереднє залучення керівників до фінансового планування дає їм правильне розуміння потреб компанії. Таким чином, це найефективніший спосіб зниження витрат і підвищення доходу.

Приклад з життя

Вперше таку систему я впровадив у своїй виробничій компанії. Було це в 2002 році. У мене був керівник виробництва Микола Іванович, приголомшливий, дуже досвідчений співробітник. Тоді ми виробляли приблизно на $60 тисяч на тиждень. І я весь час доводив йому, що нам необхідно підвищити обсяги виробництва, збільшити масштаб компанії.

На це Микола Іванович парирував: «Обладнання старе, співробітники некомпетентні, площ не вистачає». Тоді я повністю перебудував фінансову систему в компанії, залучив керівників до прийняття рішень. Через 3 тижні Микола Іванович приніс план щодо розширення виробництва до $80 тисяч на тиждень. Звичайно, для його реалізації потрібні були додаткові ресурси, але в цілому це було готове рішення. Через місяць він прийшов до плану на $120 тисяч. Він виявив, що можна організувати ще й третю зміну на цьому обладнанні.

Тільки безпосереднє залучення керівників до фінансового планування дає їм правильне розуміння потреб компанії.

Висновок

Найголовніший інструмент для зниження витрат і підвищення доходу — мізки керівників, їхня точка зору. Від цього все залежить. Умілі керівники — основа фінансової системи, яку ми впроваджуємо на наших консалтингових програмах. Власник бізнесу тільки створює правила і регламенти, задає напрям, контролює виконання. Це правильна система. Ваші керівники зможуть управляти фінансами набагато краще, ніж ви. Вони краще розуміють, що відбувається «в полі», в реальному житті. Ви не зможете заощадити так, як вони.