Успіх бізнесу можна вимірювати по-різному: дохід, число клієнтів, кількість філій. Але якщо потрібно дослідити ефективність роботи компанії глибше, тут застосовують KPI.

Що таке KPI

KPI — це ключові показники ефективності. Це метрика, за допомогою якої вимірюють продуктивність — одиниця отриманого результату протягом певного часу.

KPI використовують у різних компаніях, незалежно від розміру та ніші. Його можна ставити на будь-які показники, які можна реально виміряти. Він допомагає зрозуміти, наскільки ефективно працює кожен окремий співробітник та команда загалом.

Наприклад, у начальника відділу виробництва цегли KPI — обсяг виробленої цегли. KPI для менеджера з продажу — сума укладених договорів, тобто отриманих заявок та оплат за певний час.

Вимоги до KPI:

• Показники повинні бути вимірними: ви повинні чітко бачити негативні та позитивні зміни у роботі підрозділу або кожного окремого співробітника, щоб вчасно розпізнати проблему та вирішити її до того, як вона завдасть шкоди компанії.
• Ви повинні бачити мету: потрібно знати, заради чого ви вимірюєте ефективність, як саме допоможуть отримані результати, інакше ви не зможете використовувати їх у роботі.
• Потрібно перевіряти джерела: інформація має бути надійною. Не вірте на слово продавцям, які вихваляються, що уклали 100 продажів за день — просіть показати чеки про оплату, підписані документи.
• Завжди має бути термін, за який треба досягти результатів. Наприклад, збільшити конверсію до 25% протягом кварталу для маркетолога, забезпечити виручку 300 мільйонів доларів на рік для комерційного відділу.

Для чого потрібно вимірювати KPI

З їх допомогою аналізують:

• результативність співробітників: це допомагає зрозуміти, чи справляється людина зі своїми обов'язками або її слід замінити, щоб посилити команду;
• витрати: чи треба вкласти більше грошей у проєкт для його успішної реалізації та яку саме суму;
• функціональність: чи відповідають запущені у компанії процеси тим бізнес-цілям, які встановив власник;
• ефективність: чи вартий результат витрачених коштів.

З чого почати використання KPI

Часто у малому та середньому бізнесі відсутній чіткий функціонал для кожного співробітника. Тобто, працівники не знають, який кінцевий продукт потрібно виробляти. У такому разі, відповідно, вони не можуть виконувати роботу, яка від них вимагається.

Ви зможете виміряти ключові показники ефективності лише коли кожен співробітник знатиме свою роль у команді, прямі обов'язки та цінний кінцевий продукт своєї посади. Для цього в компанії повинна існувати схема, яка наочно покаже, які є функції та хто за них відповідає.

При цьому вам потрібні чіткі метрики — статистики, за допомогою яких можна побачити реальний стан справ на кожному посту.

Оргсхема та статистики — це інструменти управління, які допомагають перетворити бізнес на систему. Як їх впровадити у свою компанію дивіться на моєму безкоштовному майстер-класі: «Як посилити свою команду та підвищити ефективність бізнесу, щоб вижити у важкі часи».

Як прив'язати зарплати працівників до KPI?

Якщо зарплати працівників будуть прив'язані до ключових показників ефективності — ледарі отримуватимуть менше, а трудяги — більше. Це справедлива система заохочення, оскільки саме від продуктивності людини залежатиме, скільки грошей вона заробить.

Ви можете використовувати систему, коли люди отримують 50% твердого окладу і 50% — бонусів та відсотків за KPI.

Можливо, співробітників злякає така система: вони подумають, що їхній дохід сильно знизиться. Але покажіть, скільки може заробити людина за місяць, якщо отримуватиме стабільно високі результати. Потім, після впровадження, простежте, у кого зарплата зросла, а в кого — впала. Останні — це слабкі співробітники, які не дотягують, ви можете без проблем з ними попрощатися.

Так, завдяки KPI, ви зможете не лише платити справедливі зарплати, що базуються на результаті, але й посилити команду.

KPI: приклади

Що саме потрібно вимірювати у різних галузях:

Продажі

1. Обсяг. Вимірюють, скільки товарів та послуг продали за певний час. Щоб вимірювати ефективніше, потрібно поставити цілі з продажу. При цьому, якщо ваш бізнес залежить від сезону, враховуйте це.

2. Тривалість циклу продажів. Обчислюють, скільки часу проходить з першого контакту з клієнтом до прийняття рішення про купівлю.

3. Середній чек. Прораховують, яку суму в середньому витрачає клієнт на придбання товарів та послуг.

Маркетинг

1. Трафік. Кількість відвідувачів. Допомагає зрозуміти, наскільки ефективними є методи просування.

2. Вартість лідів. Скільки коштує залучення потенційних клієнтів.

3. Час на сайті. Вимірюють як швидко людина залишає сайт або робить покупку після вивчення. 

Управління персоналом

1. Плинність кадрів. Кількість працівників, які звільнилися, потрібно поділити на працюючий персонал. Якщо виявиться, що люди біжать із компанії стрімкіше, ніж влаштовуються працювати, значить їх не влаштовує зарплата, умови праці, колектив тощо. Це потрібно усунути, щоб залучати та утримувати сильних фахівців.

2. Рівень навичок та компетенцій. Його оцінюють або спираючись на результати співробітників або за допомогою спеціальних атестацій. Так можна зрозуміти, наскільки ефективними є ваші фахівці.

Висновки

За допомогою KPI виявляють ефективність різних бізнес-процесів. Аналізують результативність працівників, витрати, функціональність, ефективність.

Але впровадити KPI неможливо, якщо працівники не знають своїх сфер відповідальності. Тому для вимірювання показників ефективності у вас у компанії повинні бути такі інструменти управління як оргсхема та статистики.

Якщо ви прив'яжете KPI до зарплат співробітників, то грошова винагорода буде більш об'єктивною і кожен отримуватиме те, що заслуговує.