Керівникам задля організації роботи підприємства або окремих його відділів необхідно проводити наради та планерки. З власного досвіду скажу, що це дуже рідко виявляє помітний вплив на продуктивність.

Те, що називається п'ятихвилинкою, навіть через одну тільки назву складно сприймати серйозно, а відповідно, ніхто не має бажання її відвідувати, мало хто взагалі вважає це важливим. У моїй компанії «Visotsky Consulting» збори співробітників, які мають на меті підвищити ефективність команди, називаються радами або ж координаціями. Їх потрібно проводити для того, щоб погоджувати дії як окремих співробітників, так і цілих департаментів.

Координації входять в список базових інструментів управління, і в цій статті я розповім вам, з яких елементів вони складаються. А докладніше про інструменти управління і систематизації бізнесу ви можете дізнатися на моєму безплатному майстер-класі «Як підсилити свою команду і підвищити ефективність бізнесу, щоб вижити у важкі часи».

Для чого проводять координації?

У керівників часто негативна думка щодо різних нарад. Їм здається, що там дуже багато обговорюють, але мало що після цих розмов реально втілюють в життя. Багато хто сприймає ці зустрічі як формальність, яка просто повинна бути дотримана. Я так не думаю.

Ресурси компаній дуже часто витрачаються даремно через те, що дії колективу неузгоджені. Якось я спостерігав дивну ситуацію в одній компанії. Страхова компанія рекламувала свої послуги на телебаченні. Цю рекламу підготував відділ маркетингу, її запустили. Але при цьому в локальних представництвах цього підприємства ще не були оформлені договори на надання рекламованих послуг. Мільйони, виділені на цю рекламу, пішли в нікуди. Реклама працювала не на цю компанію, приводячи їй клієнтів, а на конкретні послуги, які ще не могли бути надані, тобто направляла потенційну аудиторію до конкурентів.

Координації якраз і потрібні для того, щоб співробітники знали, хто над чим працює, і не послаблювали, а посилювали один одного своєю роботою.

Види координацій

Керівник повинен ставити цілі компанії, знаходити та розв'язувати проблеми, планувати дії, які приведуть до розвитку підприємства. Щоб це все можна було реалізувати, роботу підлеглих потрібно обговорювати та погоджувати.

У моїй компанії координації проводяться щодня, причому не в окремо взятих відділах, а абсолютно в кожному. Вони не віднімають багато часу, займають всього 20-30 хвилин. Кожен співробітник повинен при цьому підготувати список завдань, якими він займався вчора, і розповісти, що він планує робити сьогодні. Це один з видів координацій - рада з управління.

Другий вид - це поради з координації. На них присутні працівники різних підрозділів. Метою таких координацій служить узгодження дій співробітників, які перебувають на різних посадах.

У «Visotsky Consulting» раз на тиждень проводиться координація начальників відділу продажів, доходів і планування діяльності виробництва. Це робиться для того, щоб дії відділів були узгоджені та плани виконувалися.

Підсумок. Види координацій визначаються в залежності від того, яка мета їх проведення.

• Рада з управління. Керівник координується з підлеглими та погоджує їхню роботу. Це обов'язково для всіх керівників, у яких в підпорядкуванні хоча б одна людина.
• Рада з координації. Збори співробітників, які не підкоряються безпосередньо один одному, але зобов'язані погоджувати свою роботу, оскільки результати одного відділу залежать від результатів іншого.

Обидва види координацій однаково ефективні. Вони повинні бути швидкими та приносити позитивний результат. Кожна координація покликана покращувати роботу підприємства.

Як організувати проведення координацій

Ефективність рад по координації досягається тільки в тому випадку, якщо існує голова цієї ради та він повністю контролює роботу. При цьому від кожного учасника вимагає підготуватися до ради та зібрати дані з питання, яке буде на обговоренні.

Приклад ситуації, коли важливо провести координацію і все узгодити. Розробляється сайт компанії. Необхідно врахувати побажання кожного, щоб сайт був зручний для роботи всім підрозділам. В такому випадку на координацію потрібно підготувати всі документи, які потрібно переглянути, щоб скласти оптимальне технічне завдання для розробки сайту з урахуванням всіх побажань.

Перед радою по управлінню підлеглий повинен зібрати для звіту керівнику статистики, результати вчорашнього дня, плани на сьогоднішній і всі інші необхідні файли.

Як часто проводити координації?

Поради по координації мають регулярний характер і проводяться щодня. Вони можуть збиратися і кілька разів за день, якщо треба оперативно розв'язати проблему.

Поради з управління проходять з періодичністю раз на тиждень (або кілька разів при необхідності).

Структура органів координації

На даному малюнку можна побачити, на якому рівні знаходяться поради з управління щодо порад по координації.

Керівники компанії беруть участь в обох видах рад. Поради знаходяться на різних рівнях. Це залежить від тих, хто бере участь в раді, і функцій, які вони виконують в компанії.

Нижче ви можете побачити приклади.

До управлінських належать:

Рада засновників

Як часто проводиться: раз в 4 тижні

За що відповідає: формування основних цілей компанії, задумів, оргполітік

Хто організовує: голова Ради засновників

Хто присутній: співзасновники

Виконавча рада

Як часто проводиться: раз на тиждень

За що відповідає: складання стратегічних планів, програми по реалізації стратегічних планів, тактичних планів, внесення пропозицій з оргполітік, розв'язання питань фінансового планування.

Хто організовує: директор

Хто присутній: виконавчий директор, заступники виконавчого директора, секретар

Рада заступника директора

Як часто проводиться: раз на тиждень

За що відповідає: схвалення планів керівників, узгодження тактичних планів

Хто організовує: заступник директора

Хто присутній: керівники відділень, що знаходяться в підпорядкуванні

Рекомендаційний комітет відділення

Як часто проводиться: раз на тиждень

За що відповідає: узгодження планів діяльності відділів, схвалення заявок на виділення коштів, внесення пропозицій з оргполітіки

Хто організовує: керівник відділення

Хто присутній: начальники відділів

Щотижнева координація

Як часто проводиться: раз на тиждень

За що відповідає: плани діяльності учасників координації, вироблені цінні кінцеві продукти

Хто організовує: безпосередній керівник

Хто присутній: безпосередній підлеглий

Щоденна координація

Як часто проводиться: кожного дня

За що відповідає: плани діяльності учасників координації, вироблені цінні кінцеві продукти

Хто організовує: безпосередній керівник

Хто присутній: безпосередній підлеглий

Щотижневі збори персоналу

Як часто проводиться: раз на тиждень

За що відповідає: інформованість і високий бойовий дух співробітників

Хто організовує: виконавчий директор

Хто присутній: всі співробітники

До координаційних відносяться:

Рекомендаційна рада

Як часто проводиться: раз на тиждень

За що відповідає: плани діяльності відділень, пропозиції щодо розподілу коштів (фінансове планування), пропозиції щодо оргполітіки

Хто організовує: голова Рекомендаційної ради

(Вибирають з членів ради)

Хто присутній: керівники відділень, представник адміністративного відділення

Рада з надання послуг

Як часто проводиться: кожного дня

За що відповідає: плани діяльності щодо надання послуг конкретним клієнтам

Хто організовує: голова Ради з надання послуг (вибирають з членів ради)

Хто присутній: начальники відповідних відділів

Висновки

Грамотно налагоджена система комунікацій привнесе в вашу компанію безліч позитивних змін.

Перша зміна. Я знаю компанії, де різні відділи воюють між собою. Так було і в мене на підприємстві, доки я не впровадив такий інструмент, як координації. Співробітники з відділу продажу звинувачували виробничий відділ в тому, що він провалює замовлення, надані відділом продажу. Виробничники ж скаржилися, що в відділі продажу вище зарплати, але при цьому вони не можуть надати якісні замовлення. Щоб вирішити цей конфлікт, я поміняв співробітників з цих відділів місцями та запропонував їм спробувати якийсь час виконувати функції один одного. Ніхто з них не впорався. У цей момент вони зрозуміли, як важлива робота кожного відділу. Пам'ятайте, якщо між відділами існує ворожнеча, це означає, що комунікація в компанії налагоджена дуже погано.

Друга зміна. Проводячи координації на постійній основі, з часом колектив звикне спілкуватися один з одним і стане набагато дружніше.

Третя зміна. Ви станете набагато вільніші. Коли відділи налагодять комунікацію один з одним, вони перестануть смикати вас за будь-яких питань.