Марія Солодар - приголомшливий фахівець з маркетингу. І дуже цінно, що вона передає свої знання іншим! А що особливо приємно для мене - позитивні відгуки Марії про моїх книгах «Обов'язки власника компанії» і «оргсхеми. Як розробити структуру компанії ».

Ми обговорили те, чим повинен займатися власник бізнесу і чим його обов'язки в корені відрізняються від функцій виконавчого директора. В інтерв'ю також читайте мої відповіді на питання від передплатників Марії, які тільки почали свій шлях в бізнесі або давно мріють масштабироваться.

Друзі, я регулярно проводжу прямі ефіри з експертами. Упевнений, що вони можуть бути вам корисні. Слідкуйте за новинами на моїй сторінці в Instagram: https://www.instagram.com/alexvisotsky/ 

Олександр, ви написали книгу «Обов'язки власника компанії». Можете пояснити, чим вони відрізняються від функцій директора?

Власник - це постановник цілей, людина, яка задає правила гри. Розробка стратегії та форми роботи компанії - його обов'язок. Тобто він визначає, який продукт і якої аудиторії буде продаватися, який буде структура компанії, яким буде управління грошовими коштами й т.д. Директор же існує в цих запропонованих обставинах, отримуючи максимальний результат.

На старті бізнесу власник завжди діє правильно, розробляючи стратегію. Але дуже швидко починає заглиблюватися в оперативне управління і замість стратегічних питань спілкується з клієнтами, управляє вручну. Незрозуміло, хто він: власник, директор або взагалі співробітник-експерт.
Цей запас розробленої на початку стратегії рухає компанію вперед якийсь час. Але зростання прибутку і масштабів компанії починає гальмуватися, коли закінчується запас стратегії. А нові принципи роботи не з'являються, оскільки власник занурюється в оперативку. Немає мотивації, починається криза. І все тому, що людина не розуміє свою роль і свої обов'язки.

Можете розповісти, що таке оргсхема?

Оргсхема допомагає побачити, які функції необхідні для роботи вашого бізнесу. Також вона допомагає задати структуру. Тобто ви визначаєте, які функції вам потрібно закрити, а після призначаєте відповідальних за них людей.

Саме тому власнику не варто на самому початку з головою пірнати в оперативку. Щоб створити оргструктуру, треба подивитися на компанію з боку, навіть зверху. Всі розуміють, що потрібно продавати послуги і рахувати гроші. Але це далеко не все. Якщо важливі функції упущені, то власник рано чи пізно потрапить в пастку.

Які ще є переваги у оргсхеми?

Крім того, що організує схема відображає весь бізнес-процес, вона дуже легка для розуміння. Всі керівники та співробітники швидко зрозуміють, як нею користуватися.

Я експерт з розробки організують схем. І кожної компанії, яка проходить в «Visotsky Consulting» проєкт по систематизації бізнесу, ми допомагаємо у створенні оргсхеми. Щоб дізнатися більше, читайте мою книгу. Я дуже старався написати її простою мовою! Можна також відвідати онлайн-або офлайн-практикум з розробки оргструктури.

Можете описати процес делегування функцій?

Взагалі в цьому немає нічого складного, головне розуміти, що ти делегуєш. Передавати функції потрібно якомога швидше, від цього залежить швидкість розвитку бізнесу, особливо на етапі стартапу.

Зробіть хронометраж робочого тижня, проаналізуйте свої функції. Наприклад, 6 годин на тиждень займає зведення фінансових звітів і таблиць. Цю функцію можна делегувати. Щоб іншій людині було зрозуміло, який результат від нього очікують, пропишіть конкретний продукт. В такому випадку - вчасно підготовлений звіт, в якому видно все доходи й витрати. Опис того, як ви це робите, може бути всього на сторінку. Але необхідно ще його проаналізувати, прибравши всі складні формулювання.

Передайте цю функцію здатному співробітнику, який справляється з роботою. При делегуванні добийтеся того, щоб співробітник дійсно зрозумів нову задачу. Добре буде, якщо він приведе приклади, ідеї, як збирається її виконувати. Не кидайте співробітника, він не повинен «добувати гвинтівку в бою».

Допоможіть співробітнику скласти план роботи на тиждень, додайте в нього цю функцію, вкажіть можливе час виконання. Спочатку буде складно, але, якщо ви все зробили правильно, співробітник адаптується.

У відділі продажів те ж саме? Чи потрібно управління делегувати?

Звичайно! Делегувати потрібно все. А вже якщо у вас у відділі продажів намітився керівник, то це взагалі джекпот! Важливий момент: якщо ви не володієте знаннями в якійсь сфері, то делегувати це важко. І зазвичай у підприємців це пов'язано з областю продажів, тому на наших консалтингових програмах ми даємо цю інформацію. Але зверніть увагу: не вчимо продавати, а розповідаємо, яким повинен бути відділ продажів на рівні організації.

Яка нарада буде ефективною? І які зустрічі повинен проводити власник, а які - директор?

Рекомендую проводити наради за рівнями. Дуже добре, якщо у власника компанії в прямому підпорядкуванні 1-3 людини. З ними потрібно зустрічатися раз на тиждень. А директор, своєю чергою, зустрічається з топ-менеджерами теж раз в тиждень.

На нараді не потрібно співати оди власнику або мозгоштурміть. Краще проаналізувати результати роботи за минулий тиждень, зрозуміти успішні й неуспішні дії. Підлеглі повинні приходити на нараду підготовленими, зі складеними планами роботи на тиждень. При цьому їх, звичайно ж, можна буде підкоригувати.

Це важливо, тому що, якщо у вас в підпорядкуванні кілька людей, їх плани повинні бути узгоджені. Крім того, вони повинні бути спрямовані на втілення в життя стратегічних завдань. Коли це зроблено, можна вирушати працювати! Але обов'язково контролюйте проміжний результат.

Якщо у людини творча робота, чи можна давати йому більше свободи дій?

Не існує роботи без творчості! Я впевнений, що це належати до будь-якої діяльності аж до чистки басейну. У нас в компанії є посадові інструкції, але ми не прагнемо описати в них все. Так, там повинні бути основи: навіщо взагалі ця посада в компанії, що ми повинні отримати. Попри те, що ми створюємо багато інструкцій, чекаємо від співробітників прояви творчості!

А що, якщо в компанії є інструкції й регламенти, але співробітники весь час їх порушують?

Інструкції, регламенти, чек-листи - це інструменти. І потрібно підтримувати їх в робочому стані. У нас і у наших клієнтів цим займається HR-департамент, адже власник, створивши якусь інструкцію, забуває про неї, думає, що все працює. Немає часу це контролювати.
Але природа людей така, що вони лінуються, багато забувають. Щоб інструкції й регламенти дотримувалися, передайте це на контроль службі персоналу.

З чого почати систематизацію бізнесу в маленькій компанії?

Розробіть функціональну оргструктуру компанії. Складайте короткострокові та довгострокові плани (списки завдань), донесіть необхідність планування роботи для співробітників. Погоджуйте плани на координацію. Щотижня вимірюйте результати, наприклад, дохід, конверсії, продажу.

Якщо правильно впровадити інструменти, то власник бізнесу не буде перевантажений, зможе займатися стратегічними питаннями. Співробітники зрозуміють стан справ в компанії, управляти стане легко. І це дійсно диво!