В економічній кризі одним із основних викликів для бізнесменів є зниження доходів та обмеження доступних ресурсів. Компанії можуть зіткнутися зі зменшенням попиту свої товари чи послуги, що призводить до зниження прибутку. У такій ситуації збереження працівників, які не приносять достатньої користі, може стати фінансове навантаження.

Фінансові труднощі, спричинені економічною кризою, можуть змусити компанії вживати більш жорстких заходів, таких як звільнення працівників або скорочення робочого часу, щоб знизити витрати та зберегти фінансову стійкість. Оптимізація штату допомагає компаніям керувати своїми витратами та виживати у складних умовах.

Таким чином, оптимізація штату стає невід'ємною частиною стратегії виживання та стійкості компанії в умовах економічної кризи. Але тут важливо не перегнути ціпок і зберегти команду. І коли криза закінчиться, вам не доведеться створювати її наново. У цій статті я розповім про основні інструменти, які допоможуть вам безболісно оптимізувати штат.

Інструмент 1: Аудит поточного штату

Мета аудиту полягає в тому, щоб отримати ясне уявлення про стан персоналу та визначити, де можна покращити результативність та ефективно використовувати ресурси компанії.

Цілі аудиту поточного штату:

• Оцінка компетенцій:

Аудит дозволяє оцінити навички, знання та досвід співробітників в організації. Це важливо для визначення, наскільки співробітники відповідають вимогам компанії та які додаткові навчальні програми можуть бути необхідні.

• Оцінка продуктивності:

Необхідно оцінити продуктивність співробітників і виявити тих, хто досягає високих результатів, і тих, хто може потребувати підтримки чи додаткової мотивації.

• Визначення зайвих ресурсів:

Аудит може допомогти виявити випадки, коли компанія має надлишковий персонал, який не приносить достатню додану вартість і може бути скорочений.

• Планування розвитку персоналу:

Результати аудиту можна використовувати розробки планів розвитку персоналу, визначення потреб у навчанні.

Як визначити найбільш і найменш ефективних співробітників:

• Оцінка продуктивності:

Визначте, які співробітники досягають більш високих результатів та виконують свої обов'язки ефективніше. Це можна зробити шляхом аналізу KPI (ключових показників ефективності) або оцінки продуктивності.

• Зворотній зв'язок та рецензії:

Розмовляйте з керівниками та колегами. Їхня думка може бути корисною і дозволить врахувати якості та навички, які можуть бути не так видно з цифр.

• Порівняння з цілями та стандартами:

Порівняйте продуктивність працівників з цілями та стандартами, встановленими для їхньої посади. Ті, хто найчастіше досягає або перевищує ці цілі, можуть вважатися найефективнішими.

• Зверніть увагу на рівень мотивації:

Співробітники, які виявляють високий рівень мотивації та старанності, часто виявляються ефективнішими.

• Аналіз даних:

Використовуйте дані та статистику для оцінки продуктивності. Це може включати порівняння виручки, обсягу продажів або інших ключових показників для різних співробітників.

Інструмент 2: Аутсорсинг та аутстаффінг

Аутсорсинг та аутстаффінг – це стратегії управління персоналом, за яких компанія використовує послуги та ресурси зовнішніх постачальників (аутсорсинг) або орендує співробітників у іншої компанії (аутстаффінг) для виконання певних завдань чи функцій.

Основні переваги аутсорсингу та аутстафінгу:

• Зниження витрат:

Аутсорсинг і аутстаффінг можуть бути економічно вигіднішими, ніж підтримання повної штатної структури з постійними витратами на заробітну плату та інші переваги.

• Зосередження на ключових задачах:

Компанії можуть сконцентруватися на своїх основних бізнес-завданнях, делегуючи операційні функції та процеси стороннім постачальникам чи аутстаффінговим агентствам.

• Доступ до експертів:

Аутсорсери та аутстафери зазвичай спеціалізуються у своїх галузях і мають високу кваліфікацію, що дозволяє отримати доступ до професійних навичок та знань.

• Гнучкість та масштабованість:

Компанії можуть легко масштабувати або скорочувати операції в залежності від поточних потреб, не переймаючись створенням або звільненням співробітників.

• Скорочення ризиків:

Ризики, пов'язані з управлінням персоналом, такі як звільнення, пенсійні зобов'язання та судові позови, можуть бути перекладені постачальниками аутсорсингу або аутстафінгу.

У яких випадках варто використовувати аутсорсинг та аутстаффінг:

• Нестандартні чи тимчасові завдання:

Коли у вас є завдання, які не вимагають постійної присутності співробітників, ви можете аутсорсити або аутстаффити тимчасовий персонал для їх виконання.

• Спеціалізовані навички:

Якщо вам потрібні спеціалізовані навички, які відсутні у вашій штатній команді, аутсорсинг може надати доступ до експертів у цій галузі.

• Скорочення витрат:

Коли ви стикаєтеся з нестабільністю на ринку або фінансовими труднощами, аутсорсинг та аутстаффінг можуть допомогти знизити витрати.

• Короткострокові проекти:

Для короткострокових або тимчасових проектів може бути вигідніше орендувати зовнішній персонал замість створення нових робочих місць.

• Фокус на глобальних завданнях:

Коли компанія хоче зосередитися на своїх основних бізнес-цілях та позбутися операційних турбот, аутсорсинг та аутстаффінг можуть бути корисними.

Інструмент 3: Використання гнучкого графіка та віддаленої роботи

Гнучкий графік та віддалена робота – це стратегії організації роботи, які надають співробітникам велику гнучкість у виборі місця та часу виконання своїх робочих обов'язків. Ці інструменти стали особливо актуальними в сучасних умовах, коли технології дозволяють працювати не тільки в офісі, але і з віддалених місць.

Переваги гнучкого графіка для компанії та співробітників:

Для компанії:

• Підвищення продуктивності:

Гнучкий графік може збільшити продуктивність співробітників, оскільки вони можуть вибирати оптимальний час для роботи, коли вони є найбільш продуктивними.

• Ефективне використання ресурсів:

Компанії можуть скоротити витрати на оренду офісного простору та ресурси, оскільки частина роботи може виконуватись віддалено.

• Залучення талантів:

Гнучкий графік може бути привабливим фактором при наймі нових співробітників, особливо для тих, хто цінує гнучкість у роботі.

• Збільшення задоволеності співробітників:

Компанії, що надають гнучкий графік, можуть збільшити задоволеність співробітників, що сприяє зменшенню плинності кадрів.

Для співробітників:

• Гнучкість та баланс:

Співробітники можуть краще поєднувати роботу та особисті обов'язки, що сприяє створенню стійкішого балансу між роботою та життям.

• Скорочення часу та грошей:

Віддалена робота дозволяє заощадити час та гроші, які раніше витрачалися на дорогу на роботу.

• Розширені можливості:

Співробітники можуть вибирати місце роботи, що може бути корисним для тих, хто воліє працювати в комфортній обстановці.

Технологічні аспекти та управління віддаленими командами:

• Інфраструктура та обладнання:

Компанії повинні надати співробітникам необхідну технічну інфраструктуру, таку як ноутбуки, програмне забезпечення, доступ до мережі та засоби зв'язку.

• Комунікація та спільна робота:

Використовуйте сучасні інструменти для комунікації та спільної роботи, такі як відеоконференції, хмари та проектні системи управління.

• Кібербезпека:

Забезпечте високий рівень кібербезпеки для віддалених робочих місць, щоб захистити конфіденційну інформацію.

• Управління та оцінка продуктивності:

Керувати віддаленими командами можна за допомогою систем моніторингу продуктивності та встановлення цілей та KPI. Оцінюйте результати, а чи не факт присутності співробітників у офісі.

• Навчання та розвиток:

Надайте співробітникам доступ до навчання та розвитку, навіть якщо вони працюють віддалено, щоб підтримувати їхній професійний розвиток.

Інструмент 4: Навчання та перепідготовка співробітників

Навчання та перепідготовка співробітників – це важливий інструмент для компаній, що дозволяє розвивати та посилювати компетенції та знання персоналу. Ці інвестиції можуть мати позитивний вплив на роботу компанії та допомогти в її оптимізації.

Як це може допомогти оптимізувати роботу компанії?

• Збільшення продуктивності:

Кваліфіковані та навчені співробітники можуть виконувати свої обов'язки більш ефективно, що сприяє збільшенню продуктивності компанії.

• Зниження помилок та ризиків:

Навчені співробітники більш компетентні і менш схильні до помилок, що знижує ризики для компанії.

• Інновації та конкурентоспроможність:

Співробітники, які постійно навчаються та розвиваються, можуть приносити нові ідеї та інновації, сприяючи конкурентоспроможності компанії.

• Утримання талантів:

Компанії, які надають можливості для навчання та розвитку, можуть утримувати висококваліфікованих співробітників та запобігати плинності кадрів.

Інструмент 5: Введення системи KPI та мотиваційних програм

Система KPI (Key Performance Indicators) – це інструмент, який дозволяє компаніям вимірювати та оцінювати продуктивність та досягнення цілей співробітниками та організацією в цілому. Принципи роботи системи KPI включають наступні аспекти:

• Встановлення ключових показників:

Компанія визначає найбільш важливі для неї показники продуктивності, які безпосередньо пов'язані з її цілями та стратегією.

• Вимірювання та аналіз:

Потім компанія збирає дані та інформацію, пов'язану з вибраними KPI, та аналізує їх, щоб визначити поточний стан та прогрес.

• Встановлення цілей:

На основі аналізу даних компанія встановлює конкретні цілі та очікування щодо кожного KPI.

• Відстеження та регулярне оновлення:

KPI стежать та оновлюються регулярно, щоб компанія могла відстежувати свій прогрес та вносити корективи, якщо необхідно.

• Зворотній зв'язок та коригування:

Результати KPI обговорюються зі співробітниками, їхня продуктивність оцінюється, і вживаються заходи для покращення.

Як мотивація співробітників може підвищити їхню ефективність:

• Цілі та орієнтація на результати:

Мотиваційні програми, пов'язані з досягненням KPI, дозволяють співробітникам бачити конкретні цілі та результати своєї роботи, що сприяє більш цілеспрямованій та ефективній діяльності.

• Визнання та заохочення:

При досягненні KPI співробітники можуть бути визнані та винагороджені, що збільшує їхню мотивацію та задоволеність роботою.

• Адаптивність та розвиток:

KPI можуть бути налаштовані так, щоб стимулювати розвиток та покращення співробітників, що допомагає підвищити їх ефективність.

Наслідки та ризики оптимізації штату

При впровадженні змін у структурі персоналу та оптимізації штату компанії повинні враховувати наступні аспекти:

• Звільнення та плинність кадрів:

Один із найбільш очевидних ризиків – це звільнення співробітників, що може призвести до втрати цінних знань та досвіду.

• Зниження морально-психологічного клімату:

Оптимізація штату може викликати занепокоєння і невдоволення у співробітників, що може зашкодити загальному морально-психологічному кліматі у створенні.

• Скорочення продуктивності:

Якщо не керувати процесом оптимізації ефективно, це може позначитися на продуктивності співробітників, оскільки вони можуть переживати стрес та невпевненість.

• Втрата навичок та знань:

Відхід досвідчених співробітників може призвести до втрати цінних навичок і знань, що може позначитися на здатності компанії досягати своїх цілей.

• Репутаційні ризики:

Негативні наслідки оптимізації можуть вплинути на репутацію компанії як роботодавця, що ускладнить залучення нових талантів.

Що слід враховувати при впровадженні змін та як уникнути негативного впливу на морально-психологічний клімат:

• Комунікація та прозорість:

Важливо чесно та відкрито спілкуватися зі співробітниками про плани оптимізації та їх наслідки. Поясніть причини змін та як вони допоможуть компанії.

• Участь співробітників:

Включіть співробітників у процес оптимізації, дозволивши їм висловлювати свої думки та пропозиції.

• Підтримка та перенавчання:

Допомагайте співробітникам, яких торкнуться змін, перенавчання або перекваліфікації, щоб вони могли адаптуватися до нових умов.

• Поступова реалізація:

За можливості здійснюйте оптимізацію штату поетапно, щоб пом'якшити удар і дати співробітникам час на адаптацію.

• Підтримка емоційного благополуччя:

Надайте ресурси та послуги для підтримки емоційного та психологічного благополуччя співробітників, особливо тих, хто переживає стрес.

• Відстеження та оцінка впливу:

Регулярно оцінюйте вплив оптимізації на морально-психологічний клімат і вживайте заходів для покращення ситуації, якщо це необхідно.

Грамотна оптимізація штату за умов економічної кризи є критично важливим кроком для компаній. Вона може допомогти знизити витрати, збільшити ефективність, адаптуватися до середовища і зберегти конкурентоспроможність. Однак необхідно враховувати, що оптимізація штату може мати наслідки для працівників та морально-психологічний клімат в організації. Тому важливо застосовувати методи оптимізації з розумом, дотримуючись балансу між економічною ефективністю та турботою про співробітників.

Почніть із ретельного аналізу поточної ситуації та потреб компанії. Розробте довгострокові та короткострокові плани оптимізації штату. Поясніть співробітникам причини та цілі оптимізації, підтримуйте відкритий діалог та вмикайте їх у процес прийняття рішень. Оцініть компетенції існуючого персоналу та визначте, які навички та знання необхідні для досягнення цілей компанії. Інвестуйте в навчання та розвиток співробітників, щоб вони могли адаптуватися до нових ролей та завдань. Якщо це можливо, оптимізуйте штат поетапно, щоб пом'якшити вплив на співробітників.

Постійно відстежуйте результати оптимізації та готуйтеся адаптувати стратегію за потреби. Приділяйте увагу емоційному благополуччю співробітників, надаючи підтримку та ресурси для боротьби зі стресом.

Грамотне управління оптимізацією штату може допомогти компанії вижити та процвітати в умовах кризи, а також підготувати її до майбутніх викликів та можливостей на ринку. Ще більше про те, як ефективно керувати командою розповім на майстер-класі «Як посилити команду та підвищити ефективність бізнесу, щоб вижити у складні часи».